Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правило заполнения транспортной накладной в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.
Кем выписывается накладная
Устоявшаяся практика предполагает, что обычно этот документ выписывается грузоотправителем. А им может выступать любая сторона сделки. Например, покупатель заказал доставку транспортной компании и поэтому он формирует ТРН. Условия оформления и ответственных можно заранее закрепить в договоре поставки.
ТРН составляется:
- в трёх экземплярах-оригиналах, по одному для каждого из участников — продавца, покупателя и транспортной компании. Если продавец использует свой транспорт — тогда достаточно двух;
- в четырёх экземплярах-оригиналах, если грузоотправитель использует ТРН в качестве первичного документа подтверждения расходов.
Как заполнить 1 раздел
Первый раздел полностью посвящен товару, упаковке. Вся подробная информация для заполнения находится у грузоотправителя. Нужно указать:
- Номенклатурный номер продукции. Это – не обязательный реквизит. Он вносится в том случае, если на предприятии ведется подобный учет.
- Графы «Артикул» и «Номер прейскуранта» также не являются обязательными. Их можно пропустить, если данные отсутствуют.
- Графа «Количество» обязательна для заполнения. Сюда вносится информацию отдельно по каждому виду товара.
- Обязательными являются: указание наименование каждого товара, цена за единицу, единица изменения. Продукция может изменяться в килограммах, тоннах, штуках, упаковках и т.д.
Ответственность за искажение транспортной накладной
За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.
Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).
Кто обязан применять электронную транспортную накладную
Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.
Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.
На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:
- организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
- грузоотправители и грузополучатели;
- компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.
Образец заполнения транспортной накладной
Транспортная накладная является достаточно объемной для заполнения, состоит из нескольких разделов и содержит подробную информацию об отправителе, получателе груза, условиях доставки и т.д. Заполнение транспортной накладной начинается с внесения информации о номере экземпляра, дате и номере заявки.
- В первом разделе указывается владелец груза – его полное наименование, адрес, банковские реквизиты, номер телефона. Образец заполнения транспортной накладной, представленный ниже, содержит все сведения, которые должны быть в данном разделе;
- Во втором разделе указывается та же информация о грузополучателе: наименование, адрес, банковские реквизиты, номер телефона;
- Транспортная накладная — порядок заполнения третьего раздела: в нем указывается информация о грузе. Наименование груза, который отправляется, его состояние и другая необходимая информация о грузе;
- Образец заполнения транспортной накладной в 4 разделе содержит информацию о сопроводительных документах на груз;
- Следующий раздел содержит указания грузоотправителя. Правила заполнения пятого раздела: в нем необходимо указать особые требования к грузоперевозке, если это требуется;
- В шестом разделе указываются сведения о приеме груза: адрес, дата, время прибытия и убытия, масса, количество, состояние груза де-факто. Образец заполнения ТН наглядно покажет, что в данном разделе ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности;
- Седьмой раздел содержит сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Кто выписывает транспортную накладную? Ставятся подписи водителя и получателя груза с расшифровкой подписи и указанием должности.
- Условия перевозки.
Требования к заполнению
Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от 15.04.2011 г. № 272, с учётом внесённых изменений от 12.12. 2017 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.
Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:
- данные всех участников сделки;
- сведения о грузе;
- данные о транспортном средстве;
- стоимость грузоперевозки;
- перечень сопроводительных документов.
Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.
Состав транспортной накладной
На 2023 год структура транспортной накладной состоит из десяти основных и трех дополнительных пунктов:
- «Грузоотправитель» и 1а. «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)».
- «Грузополучатель».
- «Груз».
- «Сопроводительные документы на груз (при наличии)».
- «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки».
- «Перевозчик».
- «Транспортное средство».
- «Прием груза».
- «Переадресовка (при наличии)».
- «Выдача груза».
- «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)».
- «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)».
Как правильно заполнить ТН: Перевозчик
Перевозчику предстоит заполнить не меньшую часть объема транспортной накладной, а именно пункты 6-12. Пример заполнения данного блока представлен ниже.
Пункт 6. В данном разделе заполняются точные и исчерпывающие данные о перевозчике: данные компании или ИП, предоставляющие услуги по перевозке, а также ФИО, ИНН и контактный телефон самого водителя.
Пункт 7. Седьмой пункт отведен для заполнения данных о автомобильном транспорте, участвующем в грузоперевозке: марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационный номер и т.д.
Пункт 8. Данный раздел заполняется по факту приема груза перевозчиком и обозначает переход ответственности за сохранность и своевременную доставку груза на компанию-перевозчика.
Пункт 9. Сюда при необходимости можно внести информацию о смене условий доставки, в частности, о переадресовке.
Пункт 10. В данном пункте перевозчик оставляет отметку по завершению перевозки груза.
Пункт 12. При согласовании необходимости заполнения данного пункта грузоперевозчик вносит сюда следующие данные: реквизиты организации, оказывающей услуги по перевозке грузов, в которой он состоит, а также перевозочного договора и ответственных лиц.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы груза должны быть заполнены, если только раздел не помечен «(по необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или оснований для заполнения отдельных строк (столбцов) грузовой партии, они могут быть отмечены прочерком.
- Уплотнять груз не обязательно. Это не предусмотрено формой. Отсутствие печати на коносаменте не представляет налоговой опасности. Однако наличие печати не является ошибкой.
- Передача договора передачи может осуществляться путем оформления коносамента на бумажном носителе или в виде электронного счета-фактуры по форме Приложения N 4 Инструкции 2116.
- Груз подписывается отправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза на транспортное средство), получателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водитель не уполномочен действовать от имени двух сторон договора о передаче груза.
- Груз оформляется на бумаге в трех экземплярах (оригинал) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно или составляется в виде электронной накладной.
- В соответствии с разделом 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», если отправление используется в качестве первичного учетного документа, составляется четвертый экземпляр (оригинал) бумажной накладной отправителя.
- Разделы 1 «отправитель», 1А «клиент передачи груза (при наличии)», 2 «получатель», 4 «грузовой документ» (при наличии), 6 «перевозчик», 7 «транспортное средство», 8 «подробная квитанция о приеме груза, указанная в», 9 «отчет» (при наличии), 12 «стоимость передачи груза (фиксированная плата) в рублях (при наличии)» для юридических лиц. При наличии)», для юридических лиц — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона- физических лиц — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или строка, номер, водительское удостоверение (для водителей), номер телефона. В разделе 8 «Загрузка форта», если лицо, выполнившее загрузку (лицо-владелец объекта инфраструктуры в пункте загрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Отправитель», следует указать только реквизиты документации. Должно быть указано только имя.
- Информация, которая должна быть указана в отношении документа (сопроводительного документа), включает автора документа, название документа, дату документа и номер автора.
- Если водитель и перевозчик заменяют транспортное средство, переданное водителю, перевозчик уведомляет договаривающуюся сторону договора о передаче о замене и причинах этого до выгрузки транспортного средства, если иное не указано в договоре о передаче. Грузы с дополнительной информацией об обмене информацией, предусмотренной в разделах 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство».
- В груз могут быть внесены изменения. По завершении печатной отправки груза, если она ошибочна, она исправляется следующим образом (ст. 9 Закона n 402-ФЗ, п., Флаг — Глава — Бухгалтерия-33): 1) ошибочная запись удаляется. строка в читаемом виде — 2) правильная регистрация — 3) сообщается об «исправлении» замечания и дате исправления — 4) исправление заверяется подписью лица, предъявившего претензию, со ссылкой на их. фамилию и их инициалы (и любой другой информацией, необходимой для идентификации этих лиц).
- Масса груза определяется путем: а) взвешивания (определения разности между массой транспортного средства после нагрузки и до нагрузки по общей массе или массе на основе веса) — б) геометрического расчета данных измерений по данным геометрического расчета данных измерений количества груза и (или) технической документации на это и (или) средств измерений в качестве средств измерений Средства измерений, прошедшие периодическую поверку в соответствии с федеральным законом «об обеспечении единства измерительных модулей», зарегистрированные как
ГИС ЭПД — для передовых компаний и отраслей
Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — крупный межведомственный проект, который обеспечивает получение сведений в виде электронных перевозочных документов с применением сервисов операторов ИС ЭПД, а также их обработку, хранение и передачу контролирующим органам.
В Минтрансе акцентировали внимание на следующих основных преимуществах цифровизации документов и применения ГИС ЭПД:
- ускорение процесса оплаты;
- удобство оформления, хранения и обработки перевозочных документов;
- возможность оптимизировать логистику.
Когда использование ЭПД станет обязательным
Ожидается, что в 2024 году будут обозначены отрасли и сроки ввода обязательного оформления перевозочных документов в электронном виде. Некоторые эксперты предполагают, что переход на ЭПД станет обязательным для отраслей, где используется наиболее простые сценарии оформления перевозки, и что он будет развиваться планомерно с развитием отраслевых государственных систем, обеспечивающих функции прослеживаемости.
Так, например, пункт 3 статьи 1 Федерального закона № 108-ФЗ предусматривает отмену товарно-транспортной накладной с 1 июня 2024 года и введение электронных документов в качестве обязательной сопроводительной документации, удостоверяющей легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Участники рынка предполагают, что в связи с изменением правил документооборота для компаний, работающих со спиртосодержащей продукцией, отраслевой императив в 2024 году может быть реализован уже с 1 июня.
Так ли это, мы увидим уже скоро. Цифровизация идёт и в других сферах — проходит своё становление ряд Государственных систем, призванных облегчить выполнение надзорных и контролирующих функций ФОИВ: ФГИС «ЗЕРНО», ГИС «ЛЕС» и другие.
Также следует обратить внимание на то, что сейчас ЭПД используют только новаторы, осознающие ценность раннего старта таких проектов. Они видят, что стоимость внедрения ЭПД для участников пилотных проектов невелика, а операторы уделяют больше внимания индивидуальным деталям, так как ресурсы экспертов ещё не полностью заняты. Компании, занимающие проактивную позицию, принимают участие в пилотах, заранее перестраивают свои процессы и начинают их масштабировать, ещё до того, как это становится обязательным. Они получают устойчивую и автоматизированную систему вовремя, не дожидаясь авральных ситуаций.
В чём разница между ТН и ТТН
Многие ошибочно считают, что ТТН и ТН являются синонимами. Это два дополняющих друг друга документа, но каждый из них является самостоятельным видом официальной бумаги. Товарно-транспортная накладная имеет следующие отличительные особенности:
- оформляется с целью контролировать перемещение товара от производителя до конечного получателя;
- наличие ТТН в составе сопроводительных документов снимает любые возможные вопросы при проверке перевозчика представителями контролирующих служб, ДПС;
- ТТН выступает как основа для оплаты за услугу по перевозке груза;
- документ содержит в себе два основных раздела;
- первый раздел товарный, и в нём представлены сведения о грузе;
- второй раздел транспортный, где вносят данные о транспортировочном процессе;
- если возникают какие-либо изменения, корректировать ТТН должен грузоперевозчик;
- ТТН всегда оформляется в 4 экземплярах.
Правила заполнения транспортной накладной
Форма транспортной накладной разделена на смысловые части, поэтому заполнение документа будем рассматривать в соответствии с этими частями:
| Раздел | Заполнение |
| Транспортная накладная | Содержит информацию о самой накладной: — дату составления; — номер; — номер экземпляра. Накладная составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть свой номер. |
| Заказ (заявка) | Вводятся дата и номер заявки на перевозку груза. |
| 1. Грузоотправитель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое отправляет груз. В данном разделе нужно ввести наименование организации или ФИО физического лица, номер ИНН, адрес и номер телефона. |
| 1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза | Заполняется в случае необходимости. |
| 2. Грузополучатель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которому будет доставлен груз. |
| 3. Груз | В этом разделе вводится подробная информация о грузе (название, количество мест, маркировка, масса, объем и т.п.) |
| 4. Сопроводительные документы на груз | Заполняется в случае необходимости. |
| 5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки | В данном разделе вводятся требования, которые должны быть соблюдены при перевозке груза. Например, в данном разделе могут быть указаны условия, необходимые для выполнения требований законодательства.. |
| 6. Перевозчик | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое будет перевозить груз (перевозчик, транспортная компания). |
| 7. Транспортное средство | Информация об автомобиле, который будет перевозить груз. |
| 8. Прием груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место погрузки и планируемое время погрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при погрузке (дата и время прибытия и убытия, масса груза). То есть при остановке грузовика полицейскими раздел 8 уже должен быть заполнен полностью. |
| 9. Переадресовка | Заполняется в случае необходимости. |
| 10. Выдача груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место выгрузки и планируемое время выгрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при выгрузке. То есть при остановке сотрудниками ГИБДД данный раздел должен быть заполнен частично. |
| 11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков | Таблица заполняется в случае необходимости. |
| 12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях | Заполняется в случае необходимости. |
Электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это электронный аналог бумажной транспортной накладной (ТН), который отличается от нее способом хранения и передачи информации. В отличие от обычной ТН, которую необходимо заполнять вручную на специальном бланке, ЭТН может быть заполнена и хранится электронно, без использования бумажного носителя.
Для оформления электронной транспортной накладной необходимо следовать определенному порядку и придерживаться требований, установленных законодательными актами. Как и в случае с ТН, общие законы и требования к оформлению ЭТН действуют для всех видов транспорта, от грузового автотранспорта до воздушного и морского.
Какой формат и какие условия должны быть соблюдены при заполнении электронной транспортной накладной зависит от конкретных правил и процедур, установленных для каждого вида транспорта. Важная информация, такая как маршрут, перевозчик, получатель груза, а также количественная и качественная характеристика груза, должна быть указана в ЭТН так же, как и в обычной ТН.
Однако, по сравнению с бумажной накладной, электронная транспортная накладная предоставляет больше гибкости и удобства. Она позволяет автоматизировать процесс заполнения, хранения и передачи информации, а также ускоряет процесс обработки и контроля грузов. ЭТН также позволяет легче управлять и контролировать весь путь движения груза, от начала до конца.