Новые правила заверения копий документов в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения копий документов в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении нужно располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. По нашему мнению, в такой ситуации заверительную отметку следует поместить под последней текстовой записью в документе.

Порядок заверения копий уставных документов

Законодательство не предусматривает каких-либо особенностей в отношении заверения копий уставных документов, поэтому следует придерживаться рассмотренных выше правил. Поскольку мы говорим о многостраничных документах, таких как устав, учредительный договор, следует также учесть порядок переплёта таких документов для их заверения.

Прошивку нужно делать на 4 прокола, хотя для небольших документов допускается и 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). При этом необходимо сохранить возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. При переплёте также следует учесть, чтобы каждая отдельная страница могла быть скопирована на копировальной машине. Однако переплёт не должен «разваливаться» на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).

Переплёт следует выполнить прочной нитью или лентой, вывести её концы на оборотную сторону последнего листа и связать их. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись указанным выше способом, то есть часть надписи должна находиться на наклейке, а часть — на самом листе.

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Фамилия	Серов
Имя	Дмитрий
Отчество	Олегович
Дата рождения	14.02.1990
Образование	Среднее профессиональное
Профессия, специальность	техник
Дата заполнения		11.05.2012

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

• Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
• Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
• Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Правила заверения документов с 1 июля 2021

1. надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)
2. дату заверения копии (выписки из документа)
3. наименование должности лица, заверившего копию
4. его собственноручную подпись
5. расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
6. слово «Верно»

1. Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
2. Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)

Рекомендуем использовать новый ГОСТ, когда будете заверять копии документов, в том числе для работников. Например, копию трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу или увольнении.

› Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать « Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи. Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

1. Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.
2. Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;

Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился.

Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно».

Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа). Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

1. наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
2. гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.

Важно На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.

1. Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
2. Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать. Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника.

С 04.01.2021 вступили в силу новые Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году для сторонней организации:

• указывается дата заверения;
• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
• с 01.07.2021 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.
• на документе ставится отметка «Верно»;

Для правильного заверения копии паспорта необходимо выполнить следующие действия:

1. Подготовьте копию паспорта, которую необходимо заверить. Копия должна быть пронумерована, а также она должна содержаться в специальной книжке, предназначенной для подобных документов.
2. Разделите книжку на две части: одна часть будет содержать заверенные копии документов, другая часть будет использоваться для заверения документов в будущем.
3. На заверяемой копии паспорта установите правильно оформленную надпись «Заверено копию», дата и подпись заверяющего лица.
4. Обратитесь к сотруднику, который будет осуществлять заверение документа. Он должен снять скрепленную печатью надпись на заверяемой копии и проставить на ней свою собственную печать.
5. Получите заверенную копию паспорта и убедитесь, что все требования по оформлению документа соблюдены согласно установленным правилам и требованиям 2024 года.

Таким образом, для заверения копии паспорта согласно требованиям 2024 года необходимо подготовить книжку, в которой будут пронумерованы и прошиты заверенные копии документов. Заверяемая копия паспорта должна быть снабжена правильно оформленной надписью, скрепленной печатью заверяющего лица.

Типы документов, требующих заверения копии

Копию можно заверить практически любого документа, где имеются законные основания для его оформления. Примерами таких документов могут быть:

• Паспорта гражданина РФ
• Свидетельства о рождении, браке, разводе
• Дипломы, аттестаты об образовании
• Трудовая книжка
• Договоры, соглашения и другие юридически значимые документы

Из чего состоит заверительная надпись на копии документа?

Такая надпись должна содержать следующую информацию:

1. ФИО и должность лица, заверяющего копию
2. Печать организации, заверяющей копию
3. Дата заверения копии
4. Номер заверенной копии

В зависимости от организации, форма заверительной надписи может незначительно отличаться.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).

Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

• надпись «Верно»;
• должность лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
• отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Как оформлять копии трудовых книжек

«С 1 июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам», – отмечает И.В. Тарасова, ведущий эксперт Аскон по трудовому праву.

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа. Во-вторых, для его безопасности.

Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

• в конце текста под всеми подписями ставится печать;
• поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
• запрещено их наложение на текст;
• допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).

Нужно ли заверять копии документов?

Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации.

Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа воспроизводит все признаки и реквизиты оригинала. Заверенная копия документа придает ему юридическую силу в соответствии с подп. 23 п. 3.1 этого же ГОСТа.

Все реквизиты из оригинального документа должны быть в точности воспроизведены на копии. Оформить копию можно как на специальном фирменном банке, так и на обычном листе бумаги формата А4. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Скачать документы ⟶ Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Повышенные требования к заверению копий трудовых книжек

В 2024 году требования к заверению копий трудовых книжек стали еще более строгими и детальными. Теперь аттестацию подлинности документа может производить только уполномоченное государственное учреждение или организация.

Важно помнить, что для заверения копии трудовой книжки необходимо представить не только саму книжку, но и ваш паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Также могут потребоваться другие документы, свидетельствующие о правомочности сотрудника или исполнительной власти, заверяющей подлинность копии.

Заверенные копии трудовых книжек необходимо предоставлять в различные случаи, такие как авторизация трудового договора с новым работодателем, получение различных льгот и пособий и т. д. Повышенные требования к заверению копий трудовых книжек направлены на защиту прав сотрудников и предотвращение возможных злоупотреблений со стороны работодателей.

Сроки и стоимость заверения трудовой книжки

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки и как это требуется делать по новым правилам?

Новые правила, заключающиеся в ГОСТе, предусматривают, что трудовая книжка должна быть заверена печатью работодателя и подписью представителя организации. Также необходимо заполнить все листы трудовой книжки, включая не используемые, на последний день последнего месяца работы.

Стоимость заверения трудовой книжки может различаться в зависимости от региона и уровня организации. Сроки заверения также могут отличаться в зависимости от условий обработки документации. Обычно, срок заверения трудовой книжки не превышает 3-х рабочих дней.

Таким образом, заверенная копия трудовой книжки является важным документом для получения кредита в банке и может быть необходима при трудоустройстве в новую организацию.

Необходимость заверения устава

Для заполняем устава компании необходимо получить заверение устава в налоговой. Заверение устава подтверждает правильность всех реквизитов устава, а также факт его соответствия требованиям действующего законодательства.

Заверенный устав — это основной документ каждой юридической организации, который содержит права и обязанности организации, ее учредителей, основную информацию о компании, такую как наименование, цели и задачи, место нахождения, органы управления и многое другое.

Свидетельство о государственной регистрации, а также свидетельства об изменениях, внесенных в устав, должны представляться налоговым органам при подаче различных отчетов или при проведении налоговых проверок.

В случае утери свидетельства о государственной регистрации или свидетельства об изменениях, вы можете обратиться в налоговый орган для восстановления дубликата этих документов.

В России процедура заверения устава осуществляется в налоговой службе. Как правило, заверение устава включает в себя проверку следующих документов и сведений:

• Устав организации (оригинал и 1 копия)
• Документы, подтверждающие регистрацию организации (пакет документов с ОГРН, ИНН, КПП и кодом ОКПО)
• Заявление на регистрацию изменений (оригинал и 1 копия)
• Копия паспорта (в случае, если документы подаются через доверенное лицо)
• Копия документа, удостоверяющего личность учредителя (оригинал и 1 копия)

Необходимые документы для получения заверия устава могут отличаться в зависимости от типового устава компании и проверяющего органа. Поэтому перед подачей документов рекомендуется обратиться к специалистам или изучить требования на официальном сайте налоговой службы.

В настоящее время существует возможность оформления и подачи заявления на заверение устава онлайн, что существенно упрощает процесс получения заверения.

После заверения устава в налоговой службе, вам будет выдано свидетельство о государственной регистрации, подтверждающее законность и действительность устава вашей организации.

Таким образом, заверение устава имеет большое значение для организаций и обязательно должно быть проведено перед началом регистрации или регистрацией изменений в уставе.

Плюсы процедуры заверения устава в налоговой службе:

1. Возможность самостоятельно подачи документов без ухода из офиса.
2. Отсутствие необходимости оплаты госпошлины за процедуру заверения устава.
3. Возможность заказать дубликат устава в случае его утери или повреждения.

Компания, которая получила заверение устава в налоговой службе, может приступить к процедуре государственной регистрации или регистрации изменений в уставе.

Последствия незаверенной трудовой книжки

Незаверенная трудовая книжка может иметь серьезные последствия для работника. В случае отсутствия заверенных записей о трудовом стаже и зарплате, работник может столкнуться с рядом проблем.

• Получение пенсии: Неавторизованная трудовая книжка может привести к сложностям при получении пенсии. Без достаточных доказательств стажа работы и получаемого дохода работник может лишиться заслуженных пенсионных выплат.
• Трудоустройство: При поиске новой работы работодатели часто требуют предоставления трудовой книжки. Отсутствие заверенных записей может вызвать подозрения и сместить работника на нижние позиции в списке кандидатов на вакансию.
• Оплата налогов: Неформальное трудоустройство или незаверенная трудовая книжка могут быть причиной неуплаты налогов. Работник может столкнуться с штрафами и положиться на него обязанность по уплате дополнительных налогов.
• Социальные льготы: Заверенная трудовая книжка служит основой для получения различных социальных льгот и гарантированных выплат. Без такой записи работник может быть ограничен в своих правах и преимуществах, предоставляемых государством.

Похожие записи:

• Снятие денег со счета умершего на похороны по наследству
• Проезд на электричке для пенсионеров в 2024 году СПБ сроки льготный
• Пособие приемным родителям в Московской области в 2024 году